Manajemen Proyek

Manajemen Proyek

Studi aspek manajemen terhadap sebuah proyek disebabkan karena dua hal. Pertama: pada saat pembangunan suatu proyek diperlukan perencanaan yang matang agar tujuan yang diinginkan tercapai. Kedua: pada saat bisnis dioperasionalkan secara rutin diperlukan kaidah atau prinsip dalam pengelolaannya. Sampai dengan saat ini, masih banyak proyek yang gagal dibangun dan dioperasionalkan bukan disebabkan oleh aspek lain, melainkan lemahnya aspek manajemennya sehingga tidak memiliki panduan lengkap untuk dijadikan referensi dalam membuat rancangan desain proyek.

 

Proyek dalam istilah ekonomi adalah suatu kegiatan yang menggunakan modal atau faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan mendapatkan kemanfaatan setelah jangka waktu tertentu. Dengan proyek inilah, maka manusia akan meningkatkan taraf kesejahteraannya.

“A project is an investment activity, where we expend capital resource to create a producing assets from which we can expect to realize benefits over an extended period of time, or the whole complex of activities in valued in using resources to gain benefits, is a project”. (J. Price Gittinger, 1972:1).

Sedangkan dalam perspektif bisnis diperoleh pengertian proyek adalah rangkaian kegiatan sekali saja yang memiliki satu titik awal dan titik akhir yang tegas dalam waktu. Sehingga manajemen proyek adalah pekerjaan untuk membuat kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, di dalam kerangka anggaran dan sesuai dengan perincian.

Saat ini manajemen proyek menjadi begitu populer karena pendekatan yang terdapat dalam menajemen proyek sangat cocok bagi lingkungan dinamis dan membutuhkan fleksibilitas serta respon yang tanggap. Metode-metode dalam manajemen proyek dapat membantu dalam menetapkan sasaran-sasaran yang akan dicapai serta menggarisbawahi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

Siklus Hidup Proyek

Tahap Perencanaan Proyek

Apabila dilakukan proyek pembukaan usaha baru atau pengembangan bisnis dengan metode baru maka akan memerlukan sumber daya baik itu materi, biaya, waktu, dan lain sebagainya yang sifatnya sangat terbatas untuk mendapatkan hasil atau keuntungan seoptimal mungkin. Untuk mencapai pola efektif dan efesien maka sebelum mengambil sebuah keputusan apakah proyek tersebut feasible atau tidak perlu perencanaan yang matang dimana dilakukan perhitungan-perhitungan yang didasarkan pada perbandingan (ratio) antara manfaat (benefit) yang akan diperoleh dengan biaya-biaya yang harus dikeluarkan (costs) selama kegiatan-kegiatan proyek tersebut berlangsung. Terdapat beberapa alasan yang menekankan betapa pentingnya perencanaan proyek, yaitu:

Penerjemah Kebijakan Umum

Kebijakan umum perusahaan ditentukan oleh manajemen tingkat atas (top level management) yang lebih terfokus dalam menetapkan visi, misi, dan strategi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan baik untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Dengan adanya perencanaan, diharapkan terdapat suatu pengarahan kegiatan yang berupa pedoman bagi pelaksanaan kegaitan yang ditujukan kepada pencapaian tujuan.

Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan

Perencanaan dilakukan dengan melakukan suatu perkiraan (forecasting) terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan dilakukan mengenai potensi-potensi dan prospek perkembangan proyek dan juga hambatan dan resiko yang mungkin dihadapi. Melalui perencanaan yang baik maka ketidakpastian dapat dibatasi sebanyak mungkin.

Berfungsi Ekonomi

Apabila sumber daya yang tersedia sangat terbatas, maka diperlukan perencanaan yang baik agar sumber daya dapat dialokasikan secara optimal sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yang terbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination).

Memastikan Suatu Kegiatan

Dalam perencanaan suatu aktivitas, maka diperlukan prosedur pelaksanaan aktivitas yang berisi hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab, serta wewenang pelaksana kerja agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Hal ini diperlukan agar setiap orang yang ditunjuk sebagai pelaksana kerja memiliki kepastian karena prosedur kerjanya telah jelas dan terstruktur.

Alat Koordinasi

Berkaitan dengan adanya kepastian suatu kegiatan, maka memudahkan untuk melakukan koordinasi bagi setiap pengemban tugas yang berupa kapan tugas akan dilaksanakan dan bagaimana proses pengerjaannya. Kesatuan kerja sangat diperlukan agar tujuan perusahaan dapat diwujudkan.

Sarana Pengawasan

Rencana kerja dapat dijadikan tolak ukur untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu rencana yang telah direalisasikan. Untuk itu pengawasan dilakukan untuk mengukur apakah suatu kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan atau belum sehingga diperlukan tindakan penegasan.

Dari alasan-alasan tersebut diatas sangatlah jelas bahwa sebelum merealisasikan sebuah bisnis besar diperlukan sebuah perencanaan yang baik khususnya bagi negara berkembang (developing country) seperti Indonesia dimana negara kita kekurangan modal/investasi, kekurangan tenaga ahli, tingkat pendapatan yang masih rendah serta tingkat teknologi yang masih rendah pula.

Pada tahap pertama ditentukan sasaran yang ingin dicapai (setting up the objectives) yang dapat dilakukan dengan proses brainstorming. Langkah ini perlu dicapai sebab pengelola proyek atau manajer proyek dan seluruh anggota tim harus mengetahui apa yang diharapkan. Kemudian dilanjutkan pada tahap identifikasi kegiatan dan sumber daya, artinya mengumpulkan data-data mengenai kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, serta bahan-bahan apa saja yang digunakan untuk menyelesaikan proyek. Setelah kegiatan-kegiatan diidentifikasi maka perlu dilakukan pengurutan kegiatan agar tidak terjadi overlapping dimana kegiatan-kegiatan apa yang harus lebih dahulu diselesaikan sebelum kegiatan-kegiatan yang lain dimulai atau bisa jadi ada kegiatan yang dapat dilakukan bersamaan. Untuk mengurutkan kegiatan sebaiknya menggunakan diagram alur atau flowchart.

Setelah diurutkan maka setiap kegiatan harus diperkirakan waktu penyelesaian yang optimal sehingga akan diperoleh penjadwalan proyek secara keseluruhan dan tanggal penyelesaian proyek secara tepat dan akurat. Apabila kegiatan-kegiatan tersebut berbeda dengan sasaran yang diinginkan maka perlu dilakukan penyesuaian. Misalnya waktu penyelesaian proyek ternyata lebih lama dari yang diharapkan maka mungkin dapat dilakukan penyesuaian terhadap alokasi sumber daya yang menangani kegiatan kritis tersebut sehingga dapat diselesaikan dengan lebih singkat. Untuk mengetahui mengenai teknik penjadwalan kegiatan proyek akan dibahas secara ringkas mengenai metode penjadwalan dan jaringan kerja yaitu bagan Gantt dan CPM.

Tahap Evaluasi Rencana Proyek

Pada tahap ini dilakukan studi kelayakan terhadap proyek untuk mengetahui apakah proyek tersebut memberikan manfaat yang signifikan apabila direalisasikan. Studi kelayakan dapat dibagi minimal dalam tiga aspek, yaitu aspek pasar (market analysis), aspek teknis (technical analysis) dan aspek finansial (financial analysis).

Analisis Pasar

Feasibility study yang dilakukan pertama kali adalah meninjau kelayakan proyek dari segi pasar. Namun, tidak semua proyek harus melakukan market analysis, dikarenakan bagi proyek yang pemasarannya sudah pasti tidak perlu meninjau kembali segmen pasarnya. Analisis pasar diperuntukkan bagi proyek dalam pengembangan bisnis baru yang belum memiliki gambaran pasarnya.

Apabila diperoleh hasil peninjauan pasar yang menunjukkan keragu-raguan dalam pemasarannya maka sebaiknya implementasi proyek sebaiknya ditolak ataupun dapat ditangguhkan. Jika hasil analisis menunjukkan feasible maka data-data tersebut dijadikan dasar dalam menentukan aspek berikutnya yaitu analisis aspek teknis proyek.

Analisis Teknis

Analisis teknis diperuntukkan untuk menjawab apakah proyek layak dari sisi teknis pelaksanaannya. Informasi mengenai data yang diperlukan dalam analisa teknis terdiri dari:

Informasi produk (Product Information)

Desain produk dan spesifikasinya

Tingkatan kualitas produk

Kebutuhan pelayanan terhadap produk (Service requirement)

Informasi pasar (Market Information)

Perkiraan penjualan (sales forecasting)

Cara penyampaian pelayanan ke konsumen (delivery service requirements)

Lokasi konsumen

Informasi material (Material Information)

Spesifikasi material (spesifications)

Pengadaan material (availability)

Waktu penyerahan (delivery lead time)

Tempat pelayanan (Service locations)

Analisa Lainnya

Kemampuan dalam pengadaan modal (capital availability)

Kemampuan dalam pengadaan tenaga kerja (labour availability)

Apabila menurut analisa teknis proyek tersebut layak maka dilanjutkan pada tahap analisis selanjutnya yaitu analisis finansial atau analisis ekonomis.

Analisis Finansial

Analisis finansial hanya didasarkan pada perhitungan:

Net Present Value (NPV)

Benefit Cost Ratio (BCR)

Internal Rate of Return (IRR)

Tahap Pelaksanaan Proyek

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah:

Negoisasi dengan Lembaga Keuangan / Perbankan, kontraktor serta supplier baik di dalam negeri maupun di luar negeri

Penandatanganan kontrak-kontrak atau perjanjian antara kedua belah pihak

Engineering design

Pelaksanaan pembangunan proyek (construction works)

Tahap Pengawasan Proyek

Setelah proyek dilaksanakan maka sepatutnya dilakukan proses monitoring untuk melihat performansi proyek sehingga akan memberikan feedback bagi pelaksana proyek apabila terdapat kendala datau hambatan dalam pelaksanaan proyek tersebut. Umpan balik yang diberikan dapat dijadikan inputan pada tahap evaluasi proyek selanjutya yaitu tahap evaluasi setelah proyek berjalan, sehingga dapat dilakukan langkah-langkah konkrit dalam pengelolaan proyek selanjutnya.

Agar pelaskasanaan proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu sehingga tidak menghabiskan banyak sumber daya, maka sebelum pekerjaan atau kegiatan dilakukan sebaiknya dipersiapkan rencana jaringan kerja (Network planning) yaitu bagan Gantt atau CPM dan PERT. Dengan network planning ini diharapkan akan mempermudah proses pengawasan dan contolling pekerjaan. Mengenai metode ini akan diberikan pembahasan selengkapnya pada bab selanjutnya.

Penjadwalan dan Jaringan Kerja

Dalam bagian ini dijelaskan mengenai metode-metode yang dapat meningkatkan kualitas perencanaan waktu dan jadwal proyek disesuaikan dengan kompleksitas kegiatan yang dilakukan. Pembahasan yang pertama adalah metode penjadwalan yang sederhana yaitu Metode Bagan Balok atau dikenal dengan Peta Gantt (Gantt Chart) sampai penjelasan mengenai Jaringan Kerja (Network Analysis) berupa CPM dan PERT. Dalam membahas metode-metode tersebut dipaparkan kelebihan dan kekurangan masing-masing metode untuk digunakan dalam perencanaan dan pengendalian proyek.

Peta Gantt

Peta Gantt ditemukan di awal tahun 1900 oleh Henry L.Gantt, seorang engineer dan ahli sosial yang hidup dalam masa yang sama dengan F.W.Taylor. Gantt berhasil menciptakan sebuah peta yang pada dasarnya menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan menunjukkan hubungan antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan. Pada saat itu, peta ini digunakan untuk menanggulangi masalah pengendalian produksi yang dikenal dengan Peta Gantt atau Gantt Chart.

Peta Gantt disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari: waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan. Sampai sekarang, metode peta Gantt masih digunakan secara luas baik berdiri sendiri maupun dikombinasikan dengan teknik lain yang lebih canggih.

Gantt mempergunakan Gantt Milestone Chart (peta tonggak kemajuan Gantt). Milestone atau tonggak kemajuan adalah event yang mempunyai fungsi dalam pencapaian keberhasilan proyek yang ditinjau dari segi jadwal. Tonggak kemajuan menandai waktu mulai dan akhir suatu kegiatan. Melalui peta ini dapat diketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaian suatu proyek.  Peta Gantt dapat digambar dalam dua bentuk, yaitu:

Bentuk koordinat cartesius (koordinat X dan Y)

Garis horizontal sebagai koordinat X menunjukkan waktu secara linier dan setiap kegiatan dicatat pada sumbu Y dengan durasi waktu kegiatan diletakkan horizontal sejajar dengan sumbu X dengan notasi balok, garis, ataupun objek lain yang memiliki dimensi horizontal. Bentuk peta Gantt dalam bentuk koordinat X dan Y dapat dilihat pada Gambar 3.1. Setiap baris memiliki dua balok horizontal. Pertama, menggambarkan kurun waktu perencanaan kegiatan atau target (warna hijau). Kedua, menggambarkan kurun waktu kenyataan  (warna biru).

Dari rangkaian aktivitas di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan dalam pembuatan sebuah majalah pada sebuah perusahaan penerbitan tidak sesuai dari jadwal. Untuk kegiatan mencetak lembar penomoran halaman terlambat dari jadwal (2 minggu) dan kegiatan mendesain sampul (3 minggu). Kedua kegiatan tersebut belum terselesaikan sementara hasil kegiatan perlu dilaporkan. Dengan demikian, perlu dilakukan rencana alternatif agar semua target dapat terpenuhi.

Kelebihan Peta Gantt:

Jika jumlah kegiatan tidak terlalu banyak atau hanya sekedar jadwal induk, maka metode peta Gantt menjadi pilihan pertama dalam proses perencanaan dan pengendalian kegiatan, karena mudah dipahami oleh semua lapisan pelaksana proyek.

Kekurangan Peta Gantt:

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antar kegiatan sehingga sulit diantisipasi jika terjadi keterlambatan suatu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.

Tidak mudah dilakukan perbaikan dan pembaharuan (updating) disebabkan peta baru harus dibuat kembali, padahal pembuatan ulang akan memakan waktu dan jika tidak dilakukan segera maka peta tersebut akan menurun daya gunanya.

Untuk proyek yang berukuran sedang dan besar serta kompleks, maka peta Gantt tidak mampu menyajikan jadwal secara sistematis dan mengalami kesulitan dalam menentukan keterkaitan antar kegiatan.

Jaringan Kerja (Network Analysis)

Metode jaringan kerja mulai diperkenalkan pada akhir tahun 1950-an oleh suatu tim engineer dan ahli matematika dari Perusahaan Du-Pont yang bekerja sama dengan Rand Corporation dalam usaha mengembangkan suatu sistem kontrol manajemen. Sistem ini dimaksudkan untuk melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian sejumlah kegiatan yang memiliki ketergantungan yang kompleks dalam ruang lingkup desain-engineering, konstruksi, dan pemeliharaan (maintenance).

Pada sebagian besar literatur, metode jaringan kerja identik dengan teknik metodologi manajemen proyek pada aspek perencanan dan pengendalian. Sama halnya dengan penggunaan peta Gantt, metode jaringan kerja dipandang sebagai langkah penyempurnaan dari peta Gantt, karena dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang belum terpecahkan oleh metode peta Gantt, diantaranya:

Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek

Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek

Apabila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana dampak yang ditimbulkan terhadap jadwal kegiatan secara keseluruhan.

Prosedur dan sistematika dalam menyusun jaringan kerja adalah sebagai berikut:

Mengkaji dan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponen kegiatan

Menyusun kembali kegiatan-kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan

Memberikan perkiraan waktu bagi setiap kegiatan

Mengidentifikasi jalur kritis

Mencari jadwal yang eknomis dan optimal

Critical Path Method (CPM)

Pada bab sebelumnya telah diberikan penjelasan mengenai langkah-langkah dalam menyusun pekerjaan sehingga membentuk sebuah jaringan kerja. Namun, proses perencanaan dan pengendalian proyek tidak hanya pada pembuatan jaringan kerja melainkan harus dilanjutkan pada perhitungan mengenai waktu penyelesaian proyek dan analisis lainnya. Untuk itu, digunakan beberapa metode yang sangat membantu dan sudah cukup dikenal dalam membantu merencanakan proyek dalam bentuk jaringan kerja. Metode tresebut adalah Metode PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan Metode CPM (Critical Path Method).

Perbedaan pokok antara CPM dan PERT ialah bahwa CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian sedangkan dalam PERT besarnya biaya berubah-ubah (uncertainty) sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktivitas yang terdapat dalam suatu proyek. Biasanya metode PERT digunakan untuk proyek penelitian atau pengembangan produk baru dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi.

Khusus dalam bab ini akan dibahas mengenai Metode CPM saja tetapi tidak bermaksud untuk mengabaikan PERT sebab prinsip-prinsip pembentukan jaringan dalam CPM sangat mirip dengan metode PERT sehingga mereka yang mempelajari CPM dengan baik, tidak akan menemui kesulitan dalam menggunakan PERT. Perlu disadari bahwa teknik atau metode CPM dan PERT sangat penting artinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian pelaksanaan suatu proyek.